Declaration of data protection and privacy policy

The protection and the safety of personal information is of outstanding importance to HOT Screen GmbH. We therefore strictly abide to the German Data Protection Law (Bundesdatenschutzgesetz, BDSG), as well as to the European General Data Protection Regulation (EU GDPR). In the following you will find further detailed information, which kind of information will be acquired and for what purpose this will be collected.

Responsible in regards of the German Data Protection Law, as well as the European General Data Protection Regulation is

HOT Screen GmbH
Aspenhaustraße 25
72770 Reutlingen

Germany

T: +49 7121 628705-0
e: info@hot-screen.de
w: www.hot-screen.de

Data protection officer for HOT Screen GmbH is:

Jürgen Müller
e: datenschutz@hot-screen.de

1 Transfer of information / Processing of data

Upon call up and use our website and each time you retrieve a file, we collect the personal data that your browser automatically transmits to our server.

The following information is temporarily stored in a so-called log file:

• The unabbreviated IP address of the requesting computer.
• The date and time of the access.
• The name and URL of the accessed file or website.
• The website from which the access was made (referrer URL).
• The browser used and, if applicable, the operating system of your computer, as well as the name of your access provider.
• The amount of data transferred and the access status (page loaded, file transferred, file not found, etc.).

This information is only collected for error analyses. The maximum time of storing these protocol files is 6 months. No such information will be transferred to third parties, neither for commercial, nor for non-commercial purposes.

The collection of this type of information is mandatory for the operation of a website. It is therefore not possible for the user to disagree.

Our website is not hosted by ourselves, but by a service provider who processes the aforementioned data on our behalf in accordance with section 28 of the EU GDPR for the purpose of providing the website.

Legal basis for such transient storage of protocolled information is section 6, subsection 1f of the EU GDPR.

2 Utilisation of personal information

Personal information will only be collected or processed when the user provides this voluntarily (e.g. as part of polls). The user may, at any time, withdraw her/his agreement to store such personal information (e.g. via eMail) with immediate effect, unless these are part of current mutual business projects. Personal data will not be transferred to third parties, except when the user agrees to such transfer, or statutory provisions require that. This means that we only pass on personal data that we process on our website to third parties if this is necessary for the fulfilment of the purposes and is covered by the legal basis in the individual case (e.g. consent or safeguarding legitimate interests). In addition, we disclose personal data to third parties in individual cases if this serves the assertion, exercise or defence of legal claims. Possible recipients may then be, for example, law enforcement agencies, lawyers, auditors, courts, etc.

For the operation of our website, we use a service provider who processes personal data on our behalf within the scope of commissioned processing pursuant to section 28 of the EU GDPR and is the recipient of your personal data.

3 Enquiry about stored personal data, request for changes or deletion of personal data

According to applicable law, the user may – at any time – enquire in written form, whether and which personal information about her/him is stored at HOT Screen GmbH. This will be answered immediately, as will be requests for changes or deletion.

4 Safety of stored data

By applying appropriate technical and organizational safety measures, all personal information will be secured against unauthorized access. When highly sensitive information shall be transferred, we recommend using the postal service instead of eMail, because there is no real safe way for data transfer via the internet.

This website uses SSL encryption for a safe transfer of confidential contents (which can be recognised by showing “https” in the browser, instead of the non-encrypted websites that start with “http”). When this encryption is active, third parties are not able to read transferred information.

5 Cookies

Our website uses so-called “session-cookies” in order to ease its use. These are small text files, which are lodged and active only while accessing the website. Depending on the settings of the user’s browser, these cookies can for example be deleted automatically at the end of the session. These cookies do not retrieve any information from the user’s computer and do not interfere with other files or the performance of the computer. Most of the computers are preset to accept cookies automatically. This saving of cookies can be deactivated, or changed in order to receive prompts as soon as cookies are saved.

Legal basis for the processing of personal data when cookies are used is section 6, subsection 1f of the EU GDPR.

6 Updates of this privacy policy

Future updates of this privacy policy may become necessary from time to time to protect your personal data. We suggest checking this privacy policy now and then for revisions. Major changes of our privacy policy concerning the use and/or transfer of any personal information will be communicated by means of clear and easily accessible notes on our website.

By using our website the user agrees to the conditions for the protection of personal data described in this privacy policy.

7 User rights

• According to section 7, subsection 3 EU GDPR the permit that HOT Screen GmbH is allowed to work with the user’s personal data can be withdrawn at any time. This has the consequence that we may no longer continue the data processing based on this consent for the future.
• According to section 15 EU GDPR the user has the right to request information on the purpose of such data processing, the category of personal data, the category of potential recipients, the planned duration of storage, the existence of a right for correction, deletion, restriction of the processing, or raising an objection, the existence of a right to complain, the origin of these data in case these were not collected by HOT Screen GmbH, as well as about automated decision processes, including potential profiling and meaningful information on the details where applicable.
• According to section 16 EU GDPR the right to request the completion of personal data, or correction of false personal information stored by HOT Screen GmbH.
• According to section 17 EU GDPR the right to request the deletion of personal data, provided the processing does not contradict either the right to free expression/information, a legal commitment, public interest, or the enforcement, exertion, or defending of a legal claims.
• According to section 18 EU GDPR the right to request the limitation of processing the personal information, as long as the correctness of the data is contested, their processing is illegal, but their deletion is rejected by the user when HOT Screen GmbH does not need these data anymore, but the user requires this information in order to defend legal claims, or the user files an objection against the processing of personal data according to section 21 EU GDPR.
• According to section 20 EU GDPR the right to receive the personal data the user has provided to HOT Screen GmbH in a structured, usual and machine-readable format, or to request the transfer to a third party in charge.
• According to section 21 EU GDPR the right to object to the processing of the personal data in accordance with section 21 EU GDPR, insofar as this is carried out on the basis of section 6 subsection 1 lit. e, f EU GDPR and there are reasons for this which arise from the user’s particular situation or the objection is directed against direct advertising. The right to object does not exist if overriding compelling legitimate grounds for the processing can be demonstrated or the processing is carried out for the assertion, exercise or defence of legal claims. Where the right to object does not exist for individual processing operations, this is indicated there.
• According to section 77 EU GDPR the right to file a complaint to a supervisory authority. In this case the user can direct this enquiry to her/his domestic authority, or the local authority of HOT Screen GmbH.

8 Supervisory authority for the protection of the right of complaint

State Commissioner for Data Protection Baden-Württemberg

Postal address
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart

Telephone: +49 711 / 61 55 41 - 0
Fax: +49 711 / 61 55 41 - 15
E-mail: poststelle@lfdi.bwl.de

Datenschutzerklärung

Der Schutz und die Sicherheit von persönlichen Daten hat bei der HOT Screen GmbH eine hohe Priorität. Daher halten wir uns strikt an die Regeln des deutschen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Nachfolgend werden Sie darüber informiert, welche Art von Daten erfasst und zu welchem Zweck sie erhoben werden:

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

HOT Screen GmbH
Aspenhaustraße 25
72770 Reutlingen

Deutschland

T: +49 7121 628705-0
E-Mail: info@hot-screen.de
Website: www.hot-screen.de

Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:

Jürgen Müller
E-Mail: datenschutz@hot-screen.de

1. Datenübermittlung / Datenprotokollierung

Bei Aufruf und Nutzung unserer Website und bei jedem Abruf einer Datei erheben wir die personenbezogenen Daten, die Ihr Browser automatisch an unseren Server übermittelt.

Die folgenden Informationen werden temporär in einem sogenannten Logfile, einer Protokolldatei, gespeichert:

• Die ungekürzte IP-Adresse des anfragenden Rechners.
• Das Datum und die Uhrzeit des Zugriffs.
• Der Name und die URL der abgerufenen Datei oder Website.
• Die Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL).
• Der verwendete Browser und gegebenenfalls das Betriebssystem Ihres Rechners, sowie der Name Ihres Zugangsanbieters.
• Die übertragene Datenmenge und der Zugriffsstatus (Seite geladen, Datei übertragen, Datei nicht gefunden, etc.).

Diese Daten werden nur zum Zweck der Fehleranalyse gesammelt. Die Löschfrist der Protokolldatei beträgt 6 Monate. Eine Weitergabe an Dritte, zu kommerziellen oder nichtkommerziellen Zwecken, findet nicht statt.

Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in der Protokolldatei ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit.

Unsere Website wird nicht von uns selbst gehostet, sondern bei einem Dienstleister, der für den Zweck der Bereitstellung der Website die zuvor genannten Daten in unserem Auftrag gemäß Art. 28 DSGVO verarbeitet.

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Protokolldatei ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO.

2. Nutzung persönlicher Daten

Persönliche Daten werden nur erhoben oder verarbeitet, wenn Sie diese Angaben freiwillig, z.B. im Rahmen einer Anfrage mitteilen. Sofern keine erforderlichen Gründe im Zusammenhang mit einer Geschäftsabwicklung bestehen, können Sie jederzeit die zuvor erteilte Genehmigung Ihrer persönlichen Datenspeicherung mit sofortiger Wirkung schriftlich (z.B. per E-Mail) widerrufen.

Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergeben, es sei denn, Sie haben in die Übermittlung eingewilligt oder eine Weitergabe ist aufgrund gesetzlicher Vorschriften erforderlich. Dies bedeutet, wir geben Ihre personenbezogenen Daten, die wir auf unserer Website verarbeiten nur dann an Dritte weiter, wenn dies für die Erfüllung der Zwecke erforderlich ist und im Einzelfall von der Rechtsgrundlage (z.B. Einwilligung oder Wahrung berechtigter Interessen) erfasst ist. Darüber hinaus geben wir im Einzelfall personenbezogene Daten an Dritte weiter, wenn dies der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. Mögliche Empfänger können dann z.B. Strafverfolgungsbehörden, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer, Gerichte usw. sein.

Wir setzen für den Betrieb unserer Website einen Dienstleister ein, der im Rahmen einer Auftragsverarbeitung in unserem Auftrag personenbezogene Daten gemäß Art. 28 DSGVO verarbeiten und Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten ist.

3. Auskunft, Änderung und Löschung Ihrer Daten

Gemäß geltendem Recht können Sie jederzeit bei uns schriftlich nachfragen, ob und welche personenbezogenen Daten bei uns über Sie gespeichert sind. Eine entsprechende Mitteilung hierzu erhalten Sie umgehend.

4. Sicherheit Ihrer Daten

Ihre uns zur Verfügung gestellten persönlichen Daten werden durch Ergreifung technischer sowie organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen so gesichert, dass sie für den Zugriff unberechtigter Dritter unzugänglich sind. Bei Versendung von sehr sensiblen Daten oder Informationen ist es empfehlenswert, den Postweg zu nutzen, da eine vollständige Datensicherheit per E-Mail nicht gewährleistet werden kann.
Diese Seite nutzt aus Gründen der Sicherheit und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, eine SSL-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von "http://" auf "https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Wenn die SSL Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

5. Cookies

Auf unserer Seiten verwenden wir sog. "Session-Cookies", um Ihnen die Nutzung unserer Webseiten zu erleichtern. Dabei handelt es sich um kleine Textdateien, die nur für die Dauer Ihres Besuchs unserer Webseite auf Ihrer Festplatte hinterlegt und abhängig von der Einstellung Ihres Browser-Programms beim Beenden des Browsers wieder gelöscht werden. Diese Cookies rufen keine auf Ihrer Festplatte über Sie gespeicherten Informationen ab und beeinträchtigen nicht Ihren Rechner oder ihre Dateien. Die meisten Browser sind so eingestellt, dass sie Cookies automatisch akzeptieren. Sie können das Speichern von Cookies jedoch deaktivieren oder ihren Browser so einstellen, dass er Sie auf die Speicherung von Cookies hinweist.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung technisch notwendiger Cookies ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO.

6. Änderungen dieser Datenschutzbestimmungen

Wir werden diese Richtlinien zum Schutz Ihrer persönlichen Daten von Zeit zu Zeit aktualisieren. Sie sollten sich diese Richtlinien gelegentlich ansehen, um auf dem Laufenden darüber zu bleiben, wie wir Ihre Daten schützen und die Inhalte unserer Website stetig verbessern. Sollten wir wesentliche Änderungen bei der Sammlung, der Nutzung und/oder der Weitergabe der uns von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten vornehmen, werden wir Sie durch einen eindeutigen und gut sichtbaren Hinweis auf der Website darauf aufmerksam machen. Mit der Nutzung der Webseite erklären Sie sich mit den Bedingungen dieser Richtlinien zum Schutz persönlicher Daten einverstanden.

7. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

• gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen.
• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen.
• gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.
• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben.
• gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.
• gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, soweit diese auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. e, f DSGVO erfolgt und dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Das Recht auf Widerspruch besteht nicht, wenn überwiegende, zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachgewiesen werden oder die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erfolgt. Soweit das Recht auf Widerspruch bei einzelnen Verarbeitungsvorgängen nicht besteht, ist dies dort angegeben.
• gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmens wenden.

8. Aufsichtsbehörde zur Wahrung des Beschwerderechts

Landesbeauftragte für den Datenschutz Baden-Württemberg

Postanschrift
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart

Telefon: +49 711 / 61 55 41 - 0
Telefax: +49 711 / 61 55 41 - 15
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de